Personvernerklæring, informasjonskapsler og personvernombud

Kommunedirektøren er øverste ansvarlig for behandling av personopplysninger i Asker kommune. Det daglige ansvaret er delegert til kommunens virksomhetsledere og/eller IKT-systemeiere.

Vi behandler personopplysninger om deg for å levere tjenester i kommunen.

Når vi behandler personopplysninger, skjer det innenfor rammene av de lover og forskrifter som regulerer våre oppgaver og plikter. Sentrale lover er forvaltningsloven, arkivloven, plan- og bygningsloven, lov om helse- og omsorgstjenester, helseregisterloven, opplæringsloven og barnehageloven, samt personopplysningsloven.

I noen tilfeller kan kommunen behandle personopplysninger om deg basert på ditt samtykke eller etter avtale med deg. Du vil i slike tilfeller bli informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke til behandlingen av dine personopplysninger. Du kan når som helst trekke samtykket ditt tilbake. 

Vi innhenter først og fremst opplysninger fra deg direkte når du søker om kommunale tjenester.

Når vi tilbyr lovpålagte tjenester kan vi, dersom det er nødvendig, innhente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, eksempelvis Nav, Folkeregisteret (Skatteetaten) og Kontakt- og reservasjonsregisteret (Digitaliseringsdirektoratet).

Du har alltid rett til å få vite hvorfra vi henter opplysninger om deg i forbindelse med dine tjenester i kommunen. Den enkelte kommunale virksomheten skal opplyse deg om dette i forbindelse med at du eksempelvis søker om en tjeneste.

Vanligvis behandler vi kontakt- og identifikasjonsopplysninger som navn, fødselsnummer, adresse og e-post sammen med de opplysninger knyttet til de tjenester som du som innbygger benytter, eksempelvis barnehage, skole, byggesak, renovasjon mv.

Innen helse- og omsorg, barnevern og tilsvarende tjenester behandler vi også opplysninger om helse og personlige forhold.

Vi behandler også enkelte opplysninger om elevers bruk av kommunens digitale verktøy som en del av skolehverdagen.

• Du kan lese mer på hjemmesiden til Datatilsynet om hva som regnes som personopplysninger.
• Se også hvordan vi behandler informasjonskapsler ("cookies")

I kommunen bruker vi elektroniske fagsystemer når vi saksbehandler eller dokumenterer at vi utfører tjenester.

Hvis du har gitt opplysninger til kommunen, blir de overført til et elektronisk fagsystem. Deretter blir de brukt i saksbehandling. Dette gjelder uavhengig av om du har sendt inn opplysningene elektronisk eller per post.

Opplysningene vi har registrert om deg er aktive så lenge vi gir deg tjenester eller behandler saken din. Etter dette overføres opplysningene normalt til arkivet. Vi må kunne dokumentere hvilke tjenester vi har gitt deg eller hva som har skjedd i saken din. Det er lovverket som bestemmer hvor lenge vi må bevare disse opplysningene.

Det er kun ansatte som jobber med saken din som skal ha tilgang til dine opplysninger.

Alle ansatte i kommunen er underlagt lovbestemt taushetsplikt.

Vi beskytter opplysningene i registrene våre på ulike måter. Vi har tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at:

• uvedkommende ikke skal få tilgang til dine opplysninger
• opplysningene om deg er tilgjengelige når det er behov for dem
• opplysningene ikke kan endres eller manipuleres etter at de er registrert
• oppslag i saksdokumenter, journaler mv. loggføres.

Vi har også etablert rutiner og tiltak (internkontroll og internrevisjon) for å sikre at det er bare er godkjente personer i kommunen som har tilgang til opplysningene dine og at personopplysninger behandles på riktig måte.

Alle ansatte i kommunen har taushetsplikt, og vi kan bare utlevere personopplysningene dine hvis du samtykker til det, eller hvis det står i loven at vi skal gjøre det. 

Når dine personopplysninger behandles i et IKT-system hos en ekstern leverandør, har kommunen en databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og for å sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lovverket.

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formålet som personopplysningene ble samlet inn for.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det.

Merk at kommunen ofte vil ha en plikt til å kunne dokumentere hvilke tjenester vi har gitt deg eller hva som har skjedd i saken din, og at det da er arkivlovgivningen som bestemmer hvor lenge vi må bevare disse opplysningene.

Hvis du er registrert i våre systemer, har du disse rettighetene etter personopplysningsloven:

Innsyn

Du har rett til å få informasjon om:

• hvilke konkrete personopplysninger vi behandler om deg
• hvor disse er hentet fra
• til hvilke formål og oppgaver de blir brukt
• hvor lenge opplysningene skal lagres
• hvem opplysningene har blitt gitt videre til (dersom opplysningene har blitt gitt videre til noen andre)

Ønsker du innsyn, kan du bruke en av skjemaløsningene nedenfor. Du må der først legitimere deg med BankID eller lignende, og deretter kan du velge hvilke personopplysninger du ønsker innsyn i.

Skjema for innsyn i personopplysninger

Hvis du ikke ønsker, eller ikke har mulighet til å bruke denne løsningen, kan du også henvende deg til kommunens Innbyggertorg. Der kan du fylle ut et skjema etter å ha legitimert deg. Henvendelsen din skal uansett behandles raskest mulig, og senest innen 30 dager.

Henvendelser om innsyn i personopplysninger på e-post til kommunens postmottak vil ikke bli besvart.

Retting av feil

Hvis du oppdager at vi har registrert uriktige, utdaterte eller ufullstendige opplysninger om deg, kan du be om å få disse rettet eller oppdatert. Du kan også be om at opplysninger som ikke lenger er nødvendige for det formålet de ble samlet inn til blir sperret eller slettet. Dette gjelder likevel ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel arkivloven. Ved krav om retting, sletting eller sperring, kan du bruke det samme skjemaet som når du ber om innsyn.

Partsinnsyn etter forvaltningsloven

Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.

Allmennhetens innsyn etter offentleglova

Hovedregelen etter offentleglova, er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig uansett hvilken form den kommer i.

Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for å unnta.

Mulighet til å klage

Hvis du mener at vi ikke behandler personopplysningene på måten regelverket krever, kan du klage til Datatilsynet.

Informasjon om hvordan du bør gå frem finner du på Datatilsynet sine nettsider.

Asker kommune bruker verktøyet SurveyXact til å gjennomføre spørreundersøkelser og ivareta Innbyggerpanelet. Det er kun ansatte med ansvar for den enkelte spørreundersøkelse som har tilgang til dataene. 

Spørreundersøkelser 

Kommunen gjennomfører spørreundersøkelser blant brukere av kommunale tjenester (brukerundersøkelser) og spørreundersøkelse blant innbyggere om ulike temaer (innbyggerundersøkelser). 

Til noen spørreundersøkelser bruker vi epostadressen din for å invitere deg til å delta i en spørreundersøkelse. På den måten sikrer vi at alle får en mulighet til å svare, og at ingen kan svare flere ganger i ønske om å påvirke resultatet i en retning.  

Det er frivillig å svare på spørreundersøkelsene, og gjennom å svare på undersøkelsen, samtykker du til at vi kan behandle dine svar.  

I spørreundersøkelsene vil e-post og eventuelt annen kontaktinformasjon slettes når alle svarene fra undersøkelsen har kommet inn.

I noen få tilfeller vil ikke kontaktinformasjonen slettes, for eksempel fordi spørreundersøkelsen skal være et grunnlag for videre dialog mellom respondenten og kommunen. I disse tilfellene vil dette bli tydelig forklart i invitasjonen av undersøkelsen.

Innbyggerpanelet 

Det er frivillig å delta i innbyggerpanelet. Gjennom å registrere deg som deltaker i innbyggerpanelet, samtykker du til at vi kan sende deg invitasjon om å delta i spørreundersøkelser, og til å delta på workshops eller lignende arrangementer. Invitasjonen vil primært komme på e-post.